VIDEO - Utilizarea acordului cadru în atribuirea serviciilor de organizare de evenimente culturale

Atribuirea serviciilor de organizare de evenimente culturale, prin instrumente şi tehnici specifice de atribuire a contractelor de achiziţie publică, respectiv prin încheierea unui acord-cadru

În legătură cu atribuirea serviciilor de organizare de evenimente culturale, prin instrumente şi tehnici specifice de atribuire a contractelor de achiziţie publică, respectiv prin încheierea unui acord-cadru, pentru început vă supunem atenției următoarele aspecte de ordin juridic:

Potrivit definiției prevăzute la art. 3 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, acordul-cadru este acordul încheiat în formă scrisă între una sau mai multe autorităţi contractante şi unul ori mai mulţi operatori economici care are ca obiect stabilirea termenilor şi condiţiilor care guvernează contractele de achiziţie publică ce urmează a fi atribuite într-o anumită perioadă, în special în ceea ce priveşte preţul şi, după caz, cantităţile avute în vedere. 

Conform Notificării Agenției Naționale pentru Achiziții Publice (ANAP) cu privire la utilizarea acordului-cadru, publicată în 10.10.2018, acordul-cadru reprezintă o modalitate specială de atribuire la care autoritățile contractante pot apela atunci când intenționează să achiziționeze produse / servicii / lucrări cu caracter de repetabilitate / recurență, fără a există însă informații certe cu privire la cantitatea totală ce urmează să fie achiziționată, condiția esențială fiind ca necesitatea să se formeze ad-hoc, neputând fi anticipat cu precizie momentul apariției nevoii și anvergura acesteia.

Având în vedere faptul că:

• potrivit legislației care reglementează desfășurarea activităților specifice așezămintelor culturale (OG nr.51/1998 cu modificările și completările ulterioare, Ordinul Ministerului Culturii și Cultelor nr. 2883/2003, OUG nr.118/2006 privind înființarea, organizarea și desfășurarea activității așezămintelor culturale, cu modificările și completările ulterioare) evenimentele ce însoțesc  proiectele/acțiunile culturale sunt prestabilite conform calendarului inclus în programele de activitate anuale/trimestriale aprobate de conducătorul instituției,

• cerințele tehnice și activitățile specific, alături de elementele cantitative și bugetele estimative aferente acestora sunt cunoscute, 

• serviciile urmează a fi achiziționate succesiv prin comenzi repetate în baza aceluiași contract sau prin contracte separate, 

apreciem că utilizarea acestei modalități speciale de atribuire nu este oportună. 

Totodată, în condițiile în care un acord-cadru reprezintă o înţelegere de principiu potrivit căreia autoritatea contractantă își rezervă posibilitatea ca în viitor, când va avea interesul sau mijloacele necesare satisfacerii necesităților, să apeleze la semnatarul/semnatarii acordului fără a garanta acestuia/acestora cererea de produse/servicii/lucrări sub aspect cantitativ, ci doar faptul că reprezintă viitori furnizori, în cazul serviciilor sus-menționate, opțiunea de a utiliza această metodă specială de atribuire o apreciem totodată ca fiind improprie. 

Serviciile de organizare de evenimente culturale (în cadrul cărora pot fi asimilate şi serviciile de organizare de spectacole) fac parte din categoria serviciilor sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2 la Legea nr. 98/2016, având codul CPV 79952100-3. 

Pentru a încadra corect serviciile ce urmează a fi atribuite în excepția prevăzută pentru serviciile din Anexa nr. 2 la Legea nr. 98/2016, relevantă este activitatea ce caracterizează scopul principal al contractului.

În vederea satisfacerii nevoilor culturale ale comunității, abordarea din perspectiva practică a achizițiilor legate de activitățile specifice prin care se desfășoară evenimentele cultural-artistice atât în sala de spectacole, cât și în alte locații, inclusiv în aer liber, dezvăluie în fapt două modalități prin care se pot realiza achizițiile în speță, în funcție de rolul autorității, respectiv de organizator al evenimentului sau de promotor/inițiator  al acestuia. 

Ipoteza 1: În cazul organizării cu forțe proprii a evenimentelor (ex. Zilele orașului, Ziua recoltei, etc.), autoritatea contractantă va achiziționa atât serviciile prestate de către artiști (aplicând o procedură de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, în conformitate cu prevederile art. 104 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 98/2016) cât și produsele/serviciile/lucrările necesare îndeplinirii obiectului proiectului respectiv (ex. asigurarea echipamentului sceno-tehnic, a tehnicienilor de scenă și a colaboratorilor, cazarea și masa artiștilor/echipei tehnice/invitaților/organizatorilor, asigurarea tehnoredactării și tipăririi afișelor publicitare/invitațiilor/flyere și distribuirea acestora, mediatizarea evenimentului prin mijloacele media regionale/locale, transport persoane/bunuri, etc.) 

Pentru achizițiile necesare îndeplinirii programelor de activitate, altele decât cele legate de prestația artiștilor, autoritatea contractantă va iniția proceduri competitive sau proceduri proprii, funcție de natura produselor/serviciilor/lucrărilor respective, cu respectarea prevederilor art.11 din Legea nr.98/2016.

În condițiile în care aceste achiziții pot fi grupate în funcție de similaritatea lor (în contextul prevederilor art. 17 alin. (1) și (2), din anexa la H.G. nr. 395/2016) autoritatea contractantă are posibilitatea de a aplica proceduri distincte, proceduri pe loturi sau, dacă natura achiziției permite, acorduri-cadru. Totodată, funcție de tipul produselor / serviciilor / lucrărilor, pot fi încheiate contracte mixte, în conformitate cu prevederile art. 35 din Legea nr. 98/2016.

Prin urmare, în cazul în care este necesară achiziționarea mai multor categorii de servicii/produse care răspund aceleiaşi necesităţi a autorității contractante, valoarea estimată a achiziției se calculează prin însumarea valorilor tuturor serviciilor/produselor în cauză, fără a face uz de încadrarea acestora în codurile CPV, procedura stabilită fiind cea aferentă acestei valori estimate cumulativ; în situaţia în care serviciile/produsele ce urmează a fi achiziționate răspund unor scopuri diferite, estimarea achiziţiei se va face separat, în funcție de necesități, autoritatea contractantă având dreptul de a stabili mai multe tipuri de proceduri în funcție de valoarea estimată.

Ipoteza 2: Dacă autoritatea contractantă consideră, din varii motive justificate corespunzător, că nu poate gestiona organizarea evenimentelor culturale cu resursele proprii, are posibilitatea de a externaliza organizarea serviciilor respective, caz în care va iniția  proceduri de atribuire pentru achiziționarea acestora. În acest din urmă caz, dacă valoarea estimată cumulată a tuturor serviciilor de organizare a evenimentelor pentru un an bugetar este mai mică decât pragul valoric prevăzut la art. 7 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă are obligația de a derula o procedură proprie în condițiile menționate mai sus. În cazul în care valoarea estimată cumulată pe an bugetar, este egală sau mai mare decât pragul valoric prevăzut la art. 7 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă are obligația de a aplica una din procedurile prevăzute la art. 68 alin. (1) lit. a) - g) din lege.

Autoritatea contractantă, poate avea în vedere, dacă prevederile legale specifice finanțării activităților sale nu interzic expres, derularea de contracte de achiziție pe durata mai multor exerciţii financiare (contracte multianuale).

Față de cele două ipoteze prezentate, poate fi avută în vedere și o a treia, potrivit căreia, autoritatea contractantă alege să externalizeze serviciile pentru organizarea evenimentelor cu toate activitățile specifice ce susțin derularea programelor asumate, cu excepția serviciilor prestate de către artiști, pentru care urmează să negocieze ea însăși condițiile contractuale în temeiul art. 104 alin. (1) lit. b) din Lege.