VIDEO - Caracteristicile care stau la baza elaborării unei proceduri documentate

Pentru că deja am parcurs într-un episod anterior necesitatea procedurilor în procesul de implementare a Sistemului de control intern managerial, astăzi identificăm caracteristicile ce stau la baza elaborării unei proceduri documentate. 

Din punct de vedere al structurii, procedura documentată trebuie să cuprindă: pagina de gardă, cuprinsul, conţinutul propriu-zis al procedurii, respectiv scopul, domeniul de aplicare, documentele de referință, definiții și abrevieri, descrierea activității sau procesului, responsabilitățile, formularul de evidenţă a modificărilor, formularul de analiză a procedurii, formularul de distribuire sau de difuzare a procedurii, și anexe, incluzând aici și diagrama de proces.

Procedurile se împart în două mari categorii, și anume proceduri de sistem și proceduri operaționale. 

Procedura de sistem descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul entității publice aplicabil/aplicabilă majorității sau tuturor compartimentelor dintr-o entitate publică;

Pe de alta parte, procedura operaţională este procedura care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fără aplicabilitate la nivelul întregii entități publice; 

Toate procedurile, indiferent de tipul lor respectă aceeași structură. 

Pagina de gardă, respectiv prima pagină a procedurii include o serie de componente, date și informații, care fac procedura ușor de identificat. În antetul paginii este precizată denumirea entității publice, opțional, putându-se integra și sigla acesteia. 

Pagina cuprinde, de asemenea, și denumirea procedurii, codul alocat conform Registrului de proceduri, numărul ediției și al reviziei, precum și data aprobării acesteia, însoțite de numele, funcția și semnăturile persoanelor responsabile de elaborarea, verificarea, avizarea și aprobarea procedurii.

Întreaga procedură va încadra pe fiecare pagină cartușul personalizat al procedurii documentate, completat și poziționat în antetul pagini;

Primul capitol important în structura procedurii este Scopul.  Scopul unei proceduri este de a preciza utilitatea acesteia și de a descrie etapele care trebuie parcurse pentru executarea unei activităţi sau a unui proces. Entitatea publică identifică şi înscrie scopul specific în cazul fiecărei proceduri documentate elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanţa, precum şi de alte elemente privind activitatea procedurata.

Domeniul de aplicare defineşte activităţile specifice pentru care se aplică procedura şi precizează compartimentul/compartimentele, care vor implementa procedura, în cazul unei proceduri operaționale sau întreaga entitate publică, în cazul unei proceduri de sistem. 

Această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entităţii publice, astfel încât la fixarea şi definirea activităţii, la delimitarea acesteia de alte activităţi sau la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă, să fie eliminată orice situaţie de suprapunere de activităţi, necuprinse în procesul de analiză şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuţii între compartimente, precum și de atribuţii pentru care nu au fost fixate responsabilităţi. 

Componenta Documente de referință vizează enumerarea documentelor cu rol de reglementare faţă de activitatea procedurală. Este necesar să fie cunoscute şi respectate toate actele normative care reglementează fiecare activitate procedurală, ținând cont de specificul lor, grupându-le astfel în:

• reglementări internaționale – aplicabile la nivelul UE; 

• legislație primară -legi şi ordonanţe ale Guvernului; 

• legislație secundară -  hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii de reglementare şi care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor Guvernului; 

• si  alte reglementări interne ale entității publice - regulamente, instrucţiuni, proceduri, decizii, ordine etc, care au efect asupra activităţii procedurale;

Capitolul Definiţii şi abrevieri dezvoltă termenii folosiţi cu cea mai mare frecvenţă în textul procedurii, conform definiţiilor din standarde, acte normative sau documentaţii tehnice, necesari pentru înţelegerea conţinutului procedurii, precum şi pentru detalierea prescurtărilor utilizate. 

Descrierea procedurii cuprinde modul cum trebuie desfăşurată activitatea sau procesul în succesiune logică, atribuţiile şi sarcinile factorilor implicaţi, resursele utilizate (după caz), respectiv termenele de realizare aferente. Descrierea procedurii este dependentă de condiţiile concrete în care se desfăşoară activitatea respectivă în cadrul entităţii publice, modul de organizare, gradul de subordonare, gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesională a salariaţilor şi nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial. 

Secretariatul General al Guvernului recomandă entităților publice, să țină cont în procesul de elaborare a procedurilor ca în exprimare să folosească, pe cât posibil, timpul prezent, forma afirmativă a verbelor, să prezinte generalități cu privire la descrierea activității, să includă în descriere documentele utilizate, și să urmarescă detalierea resurselor necesare desfășurării activității procedurale (umane, materiale și financiare); 

Descrierea trebuie să conţină şi circuitul documentelor aferente procesului sau activităţii, care trebuie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul entității publice. Acest flux poate fi exemplificat și sub forma diagramelor de proces.

Capitolul Responsabilităţi vizează identificarea tuturor acţiunilor care au legătură cu activitatea procedurală, stabilirea acestora pe compartimente și nominalizarea personalului responsabil cu realizarea acțiunilor.

Odată cu intrarea în vigoare a reglementărilor Ordinului 600, au caracter de noutate cele trei formulare din structura procedurii, și anume, formularul de evidență a modificărilor procedurii, formularul de analiză a procedurii și formularul de distribuire a procedurii. 

Procedurile sunt supuse permanent monitorizării și după caz, actualizării prin revizii sau ediții.

La modificarea unei proceduri se regăsesc elemente comune utilizate, precum: numărul și data ediției, numărul și data reviziei, numărul paginii unde s-a efectuat modificarea, descrierea modificării, avizul conducătorului compartimentului în cadrul căruia s-a elaborat procedura. Toate aceste elemente transpuse într-un format tabelar, alcătuiesc Formularul de evidență al modificărilor.

Procedura documentată se aplică, fie la nivelul majorității compartimentelor, respectiv întregii entități publice, în cazul procedurii de sistem, fie, la nivelul unui compartiment sau mai multor compartimente, în cazul procedurii operaționale.

În acest sens, pentru evitarea situațiilor în care procedura poate deveni neaplicabilă, pentru eliminarea confuziei responsabilităților sau pentru eliminarea unor potențiale erori în procesul de implementare a procedurii, se recomandă consultarea compartimentelor implicate în aplicarea procedurii. Pentru aceasta, anterior aprobării și intrării în vigoare, procedura se transmite spre analiză compartimentelor implicate, în vederea exprimării unui punct de vedere. Această etapă de analiză a procedurii se gestionează unitar de către compartimentul inițiator, toate datele fiind centralizate într-un Formular de analiză a procedurii. Avizul favorabil sau nefavorabil cu menționarea observațiilor poate fi exprimat și de către înlocuitorul conducătorului compartimentului. 

După primirea propunerilor de completare și/sau modificare din partea compartimentelor implicate în activitatea procedurală, fie, în variantă tipărită, fie, în variantă electronică, procedurile documentate sunt avizate și aprobate. În cazul în care entitatea publică deține un sistem informatic dezvoltat, ce include intranet, procesul de analiză a procedurilor documentate se poate realiza în format electronic. După aprobarea procedurii, aceasta se distribuie compartimentelor implicate sau tuturor compartimentelor, în funcție de tipul procedurii. Această atribuție revine Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare, în cazul procedurilor de sistem sau responsabilului cu elaborarea și actualizarea procedurii, în cazul procedurilor operaționale. 

Datele de identificare ale compartimentului care primește noua Ediție a procedurii sau Revizia acesteia, sunt centralizate într-un Formular de distribuire (difuzare) a procedurii.

Un alt capitol al procedurii îl constituie anexele. Acestea sunt reprezentate prin tabele, diagrame de proces necesare pentru o mai bună înţelegere şi descriere a activității procedurale. În această secțiune se pot insera însă și formulare, ca documente distincte, care pot fi codificate, în funcție de tipul procedurii și complexitatea activităților procedurale.

Un instrument foarte important ce poate eficientiza modul de lucru al activității procedurale este Diagrama de proces. Aceasta este o reprezentare printr-o schema logică a fluxului de activități sau operațiuni aferente procesului descris în cadrul procedurii. 

Diagrama de proces în sine, trebuie să prezinte înțelegerea corectă a procesului și să cuprindă în principal: Obiectivul și rezultatele procesului; Acțiunile care trebuie îndeplinite; Fluxul documentelor;  Compartimentul și personalul implicat în proces; Modalitatea în care se aplică principiul separării atribuțiilor; Relația cu procesele anterioare și cu cele ulterioare.

Urmărind cele parcurse până acum, procedurile elaborate ar trebui să constituie instrumente utile în cadrul activității de zi cu zi a entităților publice. Procesul de implementare a sistemului de control intern managerial este unul complex, care necesită implicarea tuturor angajaților, pentru ca rezultatele să conducă la îndeplinirea obiectivelor propuse. 

Până la episodul viitor, când vom parcurge alte noțiuni legate de Sistemul de Control intern Managerial ne găsiți de asemenea și pe Facebook și Instagram.