07.06.2019
La nivelul Secțiunii IV a fiecărui anunț de participare/de participare simplificat din cadrul SEAP se regăsesc, în mod obligatoriu, documentele care fac parte din documentația de atribuire.
Unul din elementele constitutive ale documentației de atribuire este caietul de sarcini. Caietul de sarcini este documentul pe care se axează procesul de achiziție și care influențează calitatea generală și competitivitatea procesului de achiziție.
Acesta descrie, după caz:
Serviciul care urmează să fie prestat, nivelurile, standardele și resursele, împreună cu realizările și rezultatele asociate;
Produsul care urmează să fie achiziționat;
Lucrarea care urmează să fie efectuată.
Redactarea inadecvată a Caietului de sarcini și fără luarea în considerare a prevederilor legislației este, în majoritatea situațiilor, cauza principală a:
Modificărilor ulterioare ale contractului;
Nivelului calitativ precar al rezultatului obiectului contractului în raport cu așteptările beneficiarilor (publicul general sau autoritatea contractantă).
Elaborarea Caietului de sarcini este o activitate esenţială pentru succesul procesului de achiziţii iar acesta trebuie sa asigure:
Obținerea caracteristicilor dorite și îndeplinirea beneficiilor așteptate la nivel de autoritate contractantă;
Promovarea unei cât mai largi posibile competiții între ofertanţi;
Tratamentul egal și nediscriminatoriu al ofertanților;
Claritatea și coerența informațiilor, atât a celor transmiși în cadrul Caietului de sarcini, cât și a celor transmiși prin conținutul celorlalte documente ale achiziției;
Se recomandă parcurgerea listelor de verificare publicate pe site-ul ANAP referitoare la aspectele cheie care trebuie să se regăsească în caietele de sarcini.
În ceea ce privește propunerea tehnică, aceasta face parte integrantă din orice ofertă depusă în cadrul unei proceduri de atribuire. Lipsa propunerii tehnice conduce automat la respingerea ofertei ca inacceptabilă, în baza art. 137, alin (2), lit. k) din Hg 395/2016.
În procesul de elaborare a propunerii tehnice trebuie urmărite, punctual, cerințele minime ale caietului de sarcini și asigurată îndeplinirea fiecărei cerințe în parte.
Uzual, când se ofertează în cadrul unei proceduri de atribuire a unui contract de furnizare, este recomandat ca parte din propunerea tehnică să fie în formă tabelară, respectiv redate cerințele autorității pe de o parte și modul de îndeplinire a cerinței pe de altă parte. Totodată, prin propunerea tehnică ofertantul trebuie să își asume în totalitate cerințele caietului de sarcini referitoare la livrare, instalare, punere în funcțiune, mententanță, garanție, resurse alocate etc.
În continuare, referitor la propunerea tehnică depusă în cadrul unei proceduri de atribuire a unui contract de servicii, aceasta trebuie să cuprindă abordarea și metodologia propusă pentru prestarea serviciilor, activitățile prestate, modalitatea efectivă de realizare a respectivelor activități, resursele folosite, rezultatele obținute și durata fiecărei activități.
La fel de importante sunt planul de lucru pentru realizarea serviciilor împreună cu personalul propus cu prezentarea organigramei echipei și a informațiilor relevante pentru experții cheie (calificări profesionale, abilități, experiență, Cv-uri).
În ceea ce privește propunerea tehnică depusă în cadrul unei proceduri de atribuire a unui contract de lucrări, structura trebuie să cuprindă minim:
Planul de management al calității în cadrul Contractului
Grafic general de realizare a investiției publice
Personalul propus și managementul contractului pentru execuția lucrărilor
Infrastructura care va fi utilizată în realizarea activităților în cadrul Contractului
Măsuri aplicabile de Ofertant pe perioada Contractului pentru asigurarea îndeplinirii obligațiilor din domeniul mediului, social și al relațiilor de muncă ce derivă din îndeplinirea obiectului Contractului
Masuri aplicate de Ofertant pentru supravegherea lucrărilor în perioada de garanție acordată
Informații în legătură cu echipamentele incluse în lucrare după expirarea perioadei de garanție
Adecvarea la constrângerile fizice impuse de amplasamentul lucrării
De asemenea nu trebuie omise listele de cantități fără valori, modul de acces la specialiștii necesari și obligatorii conform legislației în vigoare, resursele alocate, drumul critic și interfațarea cu lucrările existente.
Atragem atenția asupra faptului că la nivelul tuturor Instrucțiunilor către ofertanți (Fișa de date) publicate în SEAP, la secțiunea IV.4.1, se regăsesc cerințele autorităților contractante referitoare la Modul de prezentare al propunerii tehnice. Astfel, în elaborarea propunerilor tehnice trebuie ținut cont inclusiv de aceste informații.
În încheiere, reamintim faptul că operatorii economici se pot asocia sau pot subcontracta părți din viitorul contract pentru participarea la proceduri de atribuire și astfel, informațiile referitoare la împărțirea sarcinilor în cadrul viitorului contract trebuie detaliate la nivelul propunerii tehnice.
