Procedura de negociere fără publicare prealabilă

        Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice/acordurilor-cadru de lucrări, de produse sau de servicii într-unul din următoarele cazuri:

• dacă în cadrul unei proceduri de licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă ori procedură simplificată organizate pentru achiziţia produselor, serviciilor sau lucrărilor respective nu a fost depusă nicio ofertă/solicitare de participare sau au fost depuse numai oferte/solicitări de participare neadecvate, cu condiţia să nu se modifice în mod substanţial condiţiile iniţiale ale achiziţiei şi, la solicitarea Comisiei Europene, să fie transmis acesteia un raport;

• dacă lucrările, produsele sau serviciile pot fi furnizate numai de către un anumit operator economic pentru unul din următoarele motive:

a) scopul achiziţiei este crearea sau achiziţionarea unei opere de artă sau unei reprezentaţii artistice unice;

b) concurenţa lipseşte din motive tehnice;

c) protecţia unor drepturi exclusive, inclusiv drepturi de proprietate intelectuală.

Autoritatea contractantă poate aplica procedura de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare în cazul prevăzut la art.104 alin. (1) lit. b) din Legea 98/2016 numai dacă, în legătură cu motivele prevăzute la alin. (2) lit. b) şi c), nu există o soluţie alternativă sau înlocuitoare rezonabilă, cum ar fi utilizarea unor canale de distribuţie alternative pe teritoriul României ori în afara acestuia sau achiziţia unor lucrări, produse sau servicii comparabile din punct de vedere funcţional, iar absența concurenţei sau protecţia drepturilor exclusive nu sunt rezultatul unei restrângeri artificiale de către autoritatea contractantă a parametrilor achiziţiei în vederea viitoarei proceduri de atribuire. Motivele tehnice pot fi generate, de asemenea, de cerinţe specifice privind interoperabilitatea care trebuie îndeplinite pentru a asigura funcţionarea lucrărilor, produselor sau serviciilor care urmează a fi achiziţionate.

• ca o măsură strict necesară, atunci când perioadele de aplicare a procedurilor de licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă, negociere competitivă sau procedura simplificată nu pot fi respectate din motive de extremă urgenţă, determinate de evenimente imprevizibile şi care nu se datorează sub nicio formă unei acţiuni sau inacţiuni a autorităţii contractante. În situaţii în care se impune intervenţia imediată, autoritatea contractantă are dreptul de a realiza achiziţia publică în paralel cu aplicarea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare.

În cazul acesta, Autoritatea Contractantă nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioadă mai mare decât cea necesară pentru a face faţă situaţiei de urgenţă care a determinat aplicarea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare.

În ceea ce privește atribuirea contractelor de achiziții publice de produse, Autoritatea Contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere fără publicarea prealabilă într-unul din următoarele cazuri:

• atunci când produsele care fac obiectul achiziţiei sunt fabricate exclusiv în scop de cercetare ştiinţifică, experimental, de studiu sau de dezvoltare, iar contractul de achiziţie publică nu prevede producţia în serie a unor cantităţi ale produsului în vederea stabilirii viabilităţii comerciale a acestuia sau recuperarea costurilor de cercetare şi dezvoltare;

• atunci când este necesară achiziţionarea de la contractantul iniţial a unor cantităţi suplimentare de produse destinate înlocuirii parţiale sau extinderii produselor sau instalaţiilor existente şi numai dacă schimbarea contractantului iniţial ar pune autoritatea contractantă în situaţia de a achiziţiona produse cu caracteristici tehnice diferite de cele deja existente care ar conduce la incompatibilitate sau la dificultăţi tehnice disproporţionate de utilizare şi întreţinere; În acest caz, durata contractelor/actelor adiţionale încheiate, precum şi durata contractelor iniţiale nu pot depăşi, de regulă, trei ani.

• pentru produsele cotate şi achiziţionate pe o piaţă de mărfuri.

• pentru cumpărarea de produse sau servicii în condiţii speciale avantajoase de la un operator economic care încetează definitiv activităţile comerciale sau care se află într-o procedură de faliment, de concordat preventiv sau într-o procedură similară.

 Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare atunci când, ulterior atribuirii unui contract de achiziţie publică de lucrări sau de servicii, autoritatea contractantă intenţionează să achiziţioneze lucrări sau servicii noi şi numai dacă se îndeplinesc în mod cumulativ următoarele condiţii:

• atribuirea se face contractantului iniţial, iar noile lucrări, respectiv noile servicii constau în repetarea unor lucrări sau servicii similare prevăzute în contractul atribuit iniţial şi sunt conforme cu cerinţele prevăzute în documentele achiziţiei elaborate cu ocazia atribuirii contractului iniţial;

• valoarea estimată a contractului iniţial de lucrări sau servicii s-a determinat prin luarea în considerare inclusiv a lucrărilor sau serviciilor noi care pot fi achiziţionate ulterior;

• în anunţul de participare la procedura aplicată pentru atribuirea contractului iniţial s-a precizat faptul că autoritatea contractantă are dreptul de a opta pentru achiziţionarea ulterioară de noi lucrări, respectiv noi servicii, de la operatorul economic a cărui ofertă va fi declarată câştigătoare în cadrul procedurii respective;

• procedura de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare este aplicată într-un interval care nu poate depăşi 3 ani de la încheierea contractului iniţial.

Referitor la punctele de verificare ale observatorilor ANAP, pentru condițiile de derulare a procedurilor de negociere fără publicare prealabilă (Anexa nr. 8 a Ordinului nr. 1849 din 08.07.2019 privind aprobarea listelor de verificare aferente exercitării controlului de calitate şi regularitate al procesului de atribuire a contractelor/acordurilor cadru de achiziție publică/sectorială și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii), acestea se referă la:

1. Ofertantul invitat la sesiunea de negociere / dialog este unul dintre ofertanții selectați după aplicarea criteriilor de calificare și selecție stabilite în documentația de atribuire (pentru cazurile în care sunt mai mulți operatori economici invitați la procedura de negociere);

2. În cazul în care Autoritatea Contractantă optează pentru reducerea numărului de oferte ce vor face obiectul negocierii, poate organiza mai multe runde de negociere / dialog, caz în care lista scurtă a candidaților se stabilește numai după aplicarea factorilor de evaluare stabiliți în documentația de atribuire (pentru cazurile în care sunt mai mulți operatori economici invitați la procedura de negociere.

3. Invitația transmisă ofertantului selectat conține toate informațiile minime prevăzute de legislație (pentru cazurile în care sunt mai mulți operatori economici invitați la procedura de negociere)

4. În cadrul sesiunii de negociere / dialog au fost discutate numai aspectele tehnice / financiare / juridice specificate în documentația de atribuire (pentru toate cazurile în care se aplică negociere fără publicare prealabilă).

5. În urma negocierii, nu au fost modificate performanțele tehnice (nivelul cantitativ și calitativ solicitat) sau condițiile contractuale, într-o manieră care să altereze condițiile care au făcut posibilă aplicarea procedurii de negociere fără publicare prealabilă (pentru toate cazurile în care se aplică negociere fără publicare prealabilă.

6. În cazul negocierii clauzelor contractuale (condiții și termene de livrare, grafic de implementare, garanții, penalități și modalitate de plată) nu se creează un dezechilibru evident în defavoarea autorității contractante (pentru cazurile în care negocierea nu se poate face decat cu un singur ofertant).

7. În timpul sesiunii de negociere / dialog, comisia de evaluare a respectat principiul tratamentului egal prin furnizarea informațiilor într-o manieră corectă, fără a avantaja anumiți ofertanți (pentru cazurile în care sunt mai mulți operatori economici invitați la procedura de negociere)

8. În timpul sesiunii de negociere / dialog, comisia de evaluare a respectat obligația de a nu dezvălui, fără consimțământul ofertantului selectat în cauză, informațiile confidențiale prezentate de acesta.

9. Propunerea tehnică finală nu satisface în mod corespunzător cerințele minime din caietul de sarcini / documentația descriptivă, precum și cele stabilite prin procesul de negociere. Neconformitatea nu se referă la erori de formă sau neconformități tehnice minore ce nu au fost corectate de ofertant.

10. Ofertantul modifică conținutul propunerii tehnice finale în raport cu ceea ce s-a stabilit prin procesul de negociere. Modificările nu se referă la erori de formă sau neconformități tehnice minore ce nu au fost corectate de ofertant.

11. Propunerea tehnică finală conține propuneri de modificare a clauzelor contractuale pe care le-a stabilit autoritatea contractantă în cadrul documentației de atribuire și/sau le-a agreat prin procesul de negociere, care sunt în mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractantă, iar ofertantul, deși a fost informat cu privire la respectiva situație, nu acceptă renunțarea la clauzele respective.

12. Propunerea tehnică finală reprezintă o alternativă la prevederile caietului de sarcini sau celor agreate în procesul de negociere,alternativa care nu poate fi luată în considerare deoarece respectiva ofertă nu respectă cerințele minime solicitate/agreate sau prin acceptarea acesteia nu se mai îndeplinesc condițiile care au făcut posibilă aplicarea unei proceduri de atribuire reglementată ca excepție.

13. Propunerea financiară finală nu a fost corelată cu elementele descrise în propunerea tehnică finală rezultată în urma procesului de negociere, ceea ce ar putea duce la implementarea necorespunzătoare a contractului, sau nu au respectat prevederile din legislația aplicabilă, altele decât legislația care reglementează achizițiile publice.

14. Prețul, fără TVA, inclus în propunerea financiară finală depășește valoarea estimată și nu există posibilitatea disponibilizării de fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziție publică respectiv.

15. Prețul, fără TVA, inclus în propunerea financiară finală depășește valoarea estimată și, deși există posibilitatea disponibilizării de fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziție publică respectiv, se constată că acceptarea unei astfel de oferte ar conduce la modificarea substanțială a contractului.

16. Procesul verbal al sesiunii de negociere / dialog este semnat de toți participanții.

17. Procesul verbal al sesiunii de negociere / dialog reflectă cu acuratețe informațiile discutate în cadrul sesiunii.