Necesitatea procedurilor în cadrul entităților publice
Continuăm astăzi seria episoadelor noastre privind Sistemul de Control Intern Managerial. Cea mai des utilizată noțiune atunci când vorbim de implementarea sistemului de control intern managerial este aceea de procedură. Procedurile reprezintă un instrument de control intern, care contribuie la îmbunătățirea desfășurării activităților prin separarea sarcinilor, funcțiilor, competențelor și responsabilităților personalului din cadrul entității publice.
Ordinul 600/2018 definește noțiunea de procedură documentată ca fiind modul specific de realizare a unei activități sau a unui proces, editat pe suport de hârtie sau în format electronic.
Aflăm mai departe, ca procedurile documentate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.
Scopul principal al procedurilor este eficientizarea activităților compartimentului și entității publice prin stabilirea și descrierea pașilor ce trebuie urmați, a modalităților de lucru și a regulilor de aplicat, precum și a responsabilităților persoanelor implicate în desfășurarea procesului sau activității ce face obiectul procedurii. Ca să înțelegem mai bine cum anume ajută o procedură bine întocmită activitatea din cadrul unei entități publice, vom parcurge împreună etapele de care trebuie să țină cont orice angajat care ia parte la procesul de elaborare a unei proceduri. După stabilirea obiectivelor generale și specifice de către conducerea entității publice și conducătorii compartimentelor și comunicarea acestora întregului personal, compartimentele, își identifică activitățile ce conduc la îndeplinirea obiectivelor specifice.
Procedurile reprezintă instrumente utile, atât pentru conducătorii entităților publice, cât și pentru personalul responsabil cu aplicarea acestora.
Conducerea entităţii trebuie sa asigure procesul de elaborare a procedurilor documentate, respectiv a procedurilor de sistem şi operaţionale, pentru procesele majore sau activităţile semnificative, desfășurate în cadrul entităţii şi aducerea la cunoştinţa personalului acesteia. Așa cum este definită și prin Ordinul 600/2018, activitatea procedurala este un proces major sau o activitate semnificativă pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficienţă, eficacitate, și economicitate a obiectivelor compartimentului și/sau entităţii publice.
Procedurile se elaborează pentru activități sau procese derulate la nivelul entității publice pentru care se pot stabili reguli și modalități de lucru, general valabile și cu caracter de repetabilitate. Este necesar ca procedurile să fie clare, simple și specifice pentru fiecare activitate semnificativă sau fiecare proces major repetitiv; Ele trebuie să fie actualizate ori de câte ori este cazul, și aduse la cunoștința întregului personal implicat. Pentru o elaborare unitară a tuturor procedurilor documentate, din punct de vedere al modului de redactare, este indicat ca în entitatea publică să existe o procedura privind elaborarea procedurilor. Aceasta trebuie să conțină propunerile pentru toate caracteristicile de redactare ale procedurilor.
Elaborarea procedurilor se realizează de către responsabilul desemnat, la inițiativa conducătorului compartimentului, indiferent de tipul procedurii. În cazul procedurilor de sistem, compartimentul responsabil cu elaborarea acestora se stabilește la nivelul Comisiei de Monitorizare. Atribuțiile personalului responsabil cu elaborarea și actualizarea procedurilor documentate se menționează în Fișa postului, de către conducătorul compartimentului, în vederea responsabilizării angajaților.
Vorbim în continuare despre etapele de realizare a unei proceduri. Acestea sunt: stabilirea activităților procedurale și a responsabililor privind elaborarea procedurilor; elaborarea propriu-zisă a procedurilor; verificarea, avizarea și aprobarea procedurilor; distribuirea procedurilor în cadrul entitatii publice, ți actualizarea și arhivarea. Printr-o decizie a conducătorului entității publice, etapele de elaborare a procedurilor, trebuie să fie cunoscute și asumate la nivelul entității, atât de personalul implicat în procesul de elaborare, verificare, avizare, aprobare proceduri, cât și de cel implicat în implementarea acestora.
Procedurile se recomandă a fi analizate de cel puțin două persoane, care verifică independent, una faţă de cealaltă, procedura documentată, cu scopul de a atinge un grad ridicat de siguranţă. Verificarea detaliată a procedurilor se realizează la nivelul compartimentului responsabil cu activitatea procedurală, de către conducătorul compartimentului.
La nivelul Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare, procedurile se analizează din punct de vedere al respectării conformității cu structura minimală, impusă de cadrul legislativ sau procedura internă stabilită la nivelul entității publice. Comisia de Monitorizare analizează, de asemenea și procedurile de sistem iar Președintele Comisiei de Monitorizare le avizează și dispune transmiterea acestora spre aprobare conducătorului entităţii publice.
Se recomandă ca aprobarea procedurilor să se realizeze la nivelul conducătorului entității publice, în conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale. Evidența procedurilor se realizează prin elaborarea Registrului de evidență a procedurilor, de către Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare și gestionat ulterior tot de către acesta.
Evidența procedurilor de sistem și operaționale la nivelul Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare este utilă la elaborarea raportărilor anuale privind implementarea sistemului de control intern managerial la nivelul entității publice.
Registrul procedurilor cuprinde secțiuni separate pentru procedurile de sistem și procedurile operaționale. Înregistrarea procedurilor se realizează anterior aprobării acestora, respectiv în momentul transmiterii la Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare pentru verificarea formatului și structurii procedurii. Dacă resursele entității permit acest lucru, Registrul privind evidența procedurilor este postat, în format electronic, pe pagina internet sau intranet a entităţii publice și este actualizat periodic de către Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare.
După înregistrarea procedurilor în Registrul procedurilor, acestea sunt distribuite în cadrul entității. Procedurile de sistem se distribuie tuturor compartimentelor entității publice de către Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare iar Procedurile operaționale se distribuie, dacă este cazul și altor compartimente, de către responsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii de la compartimentul inițiator;
În ambele cazuri, se utilizează Formularul de distribuire (difuzare) al procedurii, formular anexat fiecărei proceduri. Actualizarea procedurilor este un proces ce se poate desfășura sub două forme, revizuirea procedurilor și elaborarea de ediții noi.
Revizuirea procedurilor este o activitate ce constă în adăugarea sau eliminarea unor informații, date, componente ale unei ediții.
În cazul reviziilor, modificările propuse nu depășesc 50% din conținutul reviziei curente, vizând în special detalierea unor activități care nu au fost suficient de bine prezentate anterior; Elaborarea unei noi ediții, are loc de regulă la trei revizii și presupune apariția unor modificări legislative aferente activității procedurale, modificări organizatorice, modificări ale documentelor de referință sau modificări al căror volum depășește 50% din conținutul reviziei curente;
Arhivarea este etapa finală în procesul de gestionare a procedurilor la nivelul entității publice: Pentru procedurile de sistem, Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare arhivează procedurile în original și copiile retrase, conform condițiilor și termenelor legale în domeniul arhivării și procedurii interne.
Pentru procedurile operaționale, însă, aceasta activitate va fi în sarcina persoanei responsabile din cadrul compartimentului aferent activității procedurate. Conform precizărilor Ordinului Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018, în măsura în care dotarea tehnică a entității publice şi pregătirea personalului permit, operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare, distribuire (difuzare), utilizare etc, se pot derula şi prin utilizarea sistemelor informatice.
Astfel, în cazul în care sistemul informatic al entității publice este unul dezvoltat, în sensul că aceasta deține un site cu circuit intern (intranet), procesul de implementare a procedurilor se poate realiza și în format electronic, pe baza postării lor pe intranet, într-o secțiune dedicată. Acest fapt implică, în mod obligatoriu, respectarea unui set minim de reguli, precum existența unui sistem informatic bine dezvoltat, accesul întregului personal la site-ul de intranet, instruirea personalului cu privire la modul de lucru și bineînțeles existența unei proceduri interne care să descrie etapele procesului de implementare a procedurilor cu ajutorul sistemului informatic.
Observăm astfel că procedurile sunt un instrument foarte important în procesul de implementare al Sistemului de Control intern managerial. Despre structura unei proceduri și etapele de care trebuie să țină cont orice entitate publică în procesul de elaborare și implementare, vom vorbi într-un episod viitor.
Până atunci, nu uitați să ne vizitați pe site-ul nostru harrison.ro pentru noutăți din domeniu. Ne găsiți de asemenea și pe Facebook și Instagram.