VIDEO - Managementul documentelor aferente SCIM
În episoadele precedente am discutat despre o serie de documente pe care atât Comisia de monitorizare cât și angajații entității publice trebuie să le gestioneze.
Managementul documentelor este principalul instrument ce conduce la identificarea rapidă și exactă a unui document, indiferent de natura lui. Datele, informațiile și documentele în integralitatea lor constituie esența activității entităților publice. În acest sens, este foarte important nu numai conținutul și componența tehnică specifică a acestora (administrativă, financiară, patrimonială, legislativă etc), dar și modul de gestionare al lor, de la elaborare până la arhivare, inclusiv a modului de comunicare intern sau extern.
Entitatea publică își organizează propriul proces de management al documentelor (interne şi externe), proces care constă în principal în intrarea și înregistrarea documentelor, analiza și distribuirea acestora, prelucrarea, elaborarea răspunsurilor , revizuirea acestora, avizarea, aprobarea, ieșirea documentelor, distribuirea la destinatarul final şi arhivarea).
În acest fel se creează un control integrat asupra ciclului de viaţă al documentelor, precum și o accesibilitate ușoară la acestea, pentru conducere şi angajaţii entităţii publice.
Procesul de management al documentelor cuprinde toate activitățile aferente gestionării acestora, astfel ca fiecare entitate trebuie să își definească aspectele interne privind primirea și înregistrarea intrării documentelor, distribuirea corespondenţei şi documentelor, circuitul acestora pentru analiză, elaborare, verificare, avizare, aprobare, înregistrarea ieșirii documentelor, expedierea, clasarea, pre-arhivarea și arhivarea documentelor într-un cadru procedural.
Orice document, act, documentație trebuie să fie asociat/asociată unui anumit flux informațional. Fluxurile informaționale trebuie organizate și structurate astfel încât să se asigure un sistem eficient de comunicare internă şi externă. Acest fapt permite conducerii şi personalului să îşi poată îndeplini în mod eficace şi eficient sarcinile, iar informaţiile să ajungă complete şi la timp utilizatorilor .
O modalitate eficientă pentru managementul documentelor, optimizarea fluxurilor de informații și modului de comunicare o poate reprezenta implementarea unui sistem informatic printr-o platformă de management al documentelor. Întregul proces de implementare, dezvoltare, evaluare și raportare a sistemului de control intern managerial este fundamentat pe o serie de documente cu caracter administrativ, operațional, procedural, de evaluare, informare și raportare.
Vom identifica în cele ce urmează principalele documente specifice utilizate în cadrul sistemului de control intern managerial.
Din punct de vedere administrativ, documentele ce sunt necesar a fi gestionate sunt: Decizia de constituire a Comisiei de Monitorizare sau după caz, Ordinea de zi a ședințelor Comisiei de Monitorizare, Minute ale ședințelor Comisiei de Monitorizare, după caz Hotărâri luate în cadrul ședințelor, Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial și Programul de pregătire profesională a personalului în domeniul sistemului de control intern managerial;
Din punct de vedere organizatoric, vom aminti: Organigrama entităţii publice, Regulamentul de Organizare și Funcționare al entității publice, Regulamentul de Organizare și Funcționarea al Comisiei de Monitorizare și Fişele de post.
Din punct de vedere al managementului riscului, documentele aferente sunt: Formularul de alertă la risc, Registrul de riscuri la nivelul compartimentului, Registrul de riscuri la nivelul entității, Planul de implementare a măsurilor de control la nivelul entității publice, Fișa de urmărire a riscului , Raportul privind procesul de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentului și informările privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entității publice.
Din categoria documentele aferente etapelor de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial amintim: Situația obiectivelor generale, specifice și a activităților, Situația activităților procedurale, registrul procedurilor, Procedurile de sistem și Procedurile operaționale.
Din aceasta categorie fac parte și documentele ce țin de evaluarea internă și raportare, și anume: Raportarea anuală privind monitorizarea indicatorilor de performanță la nivelul compartimentului, Informarea privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității publice, chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial la nivelul compartimentului, Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării la nivelul entității publice și Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial și bineînțeles Raportul asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 Decembrie;
Mai presus de toate, managementul documentelor poate influența pozitiv creșterea productivității angajaților, reducerea costurilor, accesul rapid la informații, precum și administrarea și vizualizarea corectă a acestora, și bineînțeles eficientizarea procesului de management al riscurilor. Având în vedere că importanţa documentelor creşte, administrarea acestora devine o activitate esenţială, la nivel de entitate publica. Nu există îndoieli cu privire la faptul că documentele neplanificate şi neadministrate pot afecta comunicarea și pot conduce la o gestionare greșită a resurselor organizaţionale.
De aceea, managementul corespunzător al documentelor reprezinta o etapa importanta in tot procesul de implementare al Sistemului de control intern managerial în cadrul oricărei entități.