31.05.2019
În urma unei analize a procesului de implementare a Sistemului de Control Intern Managerial, managementul va putea avea la dispoziție o imagine reală a posibilităților de dezvoltare a acestuia în cadrul entității.
Pentru ca acest proces să urmeze un parcurs productiv și eficient, este indicat să se țină cont de Instrumentarul specific SCIM, pus la dispoziție de Secretariatul General al Guvernului, prin manualul de implementare a Sistemului de Control Intern Managerial care grupează în 6 categorii, cele mai importante aspecte pe care o entitate trebuie sa le aibă în vedere, și anume:
Obectivele
Resursele
Sistem Informațional
Organizarea
Procedurile
Controlul
Punctul de plecare pentru demararea oricărui proiect, îl reprezintă Obiectivele entității. Conform instrumentalului pe care l-am menționat mai devreme, acesta trebuie să fie stabilite, cunoscute în prealabil de întreg personalul entității, și să corespundă cerințelor SMART (specifice, măsurabile, adecvate, realiste, cu termen de realizare).
Obiectivele generale sunt stabilite de conducerea entității, ținând cont de scopurile acesteia, în conformitate cu legile, regulamentele și reglementările interne și având la bază formularea de ipoteze sau premise.
După ce vă asigurați că obiectivele sunt cunoscute la nivelul entității de către toți angajații, următoarea etapă este cunoașterea resurselor din cadrul entității.
Resursele reprezintă totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informaţională, tehnologică, financiară etc, necesare ca intrări, pentru ca procesele și activitățile să fie operaţionale.
Faptul că resursele de care poate dispune o entitate publică sunt întotdeauna limitate, obligă entitatea la efectuarea unei comparaţii între costurile suplimentare generate de noul sistem de control intern şi avantajele aduse, înainte ca acesta să fie implementat și dezvoltat.
Controlul intern managerial trebuie să fie eficient, să nu genereze costuri suplimentare, să conducă la economisirea resurselor materiale, financiare și umane.
Este foarte important ca în cadrul entității să existe o evidență reală asupra resurselor disponibile, urmărind inventarul resurselor materiale, evidența contabilă a resurselor financiare, și bineînțeles, resursele umane, unde putem discuta, pe lângă numărul de posturi ocupate în entitate, și de pregătirea profesională a angajaților, astfel încât rezultatele obținute în final să corespundă indicatorilor de performanță aferenți obiectivelor propuse.
Sistemul informațional, a III-a grupă componentă a Instrumentarului specific Controlului intern managerial, după obiective și resurse, face referire la canalele informaționale și punctele cheie care permit desfășurarea unui flux informațional coerent. Pentru ca acest flux să fie îmbunătățit, fiecare etapă prin care informația este distribuită la nivelul entității, trebuie să fie transparentă din punct de vedere al desfășurării activității.
Pentru a dezvolta un sistem informațional eficient, entitatea publică, trebuie să aibă în vedere următoarele aspecte:
datele de intrare, metodele de colectare și sursele de informare;
modul de prelucrare a informațiilor precum și sistemele de centralizare;
canalele informaționale (servere interne, rețele, adrese de mail, pagini web, etc) care vor fi utilizate doar în scopul în care au fost proiectate, ținând cont de tipul utilizatorului, categorii de date, etc.
și destinatarii, fie ei interni sau externi, primesc toate informațiile care le sunt adresate, sau pe care le-au solicitat, în cadrul entității și fiind necesar să existe o serie de aspecte puse la punct și cunoscute de personalul responsabil (aceste aspecte, cum ar fi perioada de răspuns, gradul de expunere la informații, ș.a.m.d., sunt stabilite prin norme legislative, iar acolo unde acestea lipsesc, sunt reglementate la nivel intern).
Organizarea fluxului informațional trebuie să țină cont de regulile de accesare, primire, transmitere a informațiilor și documentelor la nivelul compartimentelor și între compartimentele entității astfel încât acestea să fie ușor accesibile și după caz securizate.
Există o legătură directă între obiectivele entității, organizarea şi coordonarea structurilor acesteia, stabilirea cu exactitate a responsabilităţilor pe structuri şi persoanele implicate în activitățile entității.
De aceea, în a IV-a categorie din Instrumentar, regăsim aspecte legate de organizarea entității, care revine în sarcina conducătorului entităţii publice. Acesta trebuie să asigure o bună organizare a proceselor de muncă, astfel încât activitățile planificate să se desfășoare în cele mai bune condiții.
Pe baza informațiilor furnizate de controlul intern managerial, conducerea entităților are posibilitatea să-şi consolideze deciziile manageriale referitoare la planul de activitate, organizarea şi coordonarea structurilor entităţii, stabilirea cu exactitate a responsabilităţilor pe structuri şi persoanelor implicate în activitățile entității.
Cele mai importante documente cu caracter organizatoric utilizate în procesul de implementare a Sistemului de Control Intern Managerial sunt:
Organigrama entităţii publice;
Regulament de Organizare și Funcționare al entității publice;
Regulament de Organizare și Funcționarea al Comisiei de Monitorizare;
Fişe de post;
Conducerea entităţii publice are sarcina de a analiza periodic gradul de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificările intervenite în interiorul şi/sau exteriorul entităţii publice, iar acest lucru trebuie sa fie transpus și în documentele menționate anterior. Aceste documente trebuie aduse la cunoștința personalului entității, iar informarea se poate face prin postarea lor pe site-ul de intranet sau internet al entității, în cazul în care sistemul informatic al acesteia este unul dezvoltat.
Dacă există, acest sistem informatic poate favoriza și procesul de implementare a procedurilor documentate, care se poate astfel realiza în format electronic, pe baza postării procedurilor pe intranet, într-o secțiune dedicată.
Conform precizărilor Ordinului Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018, în măsura în care dotarea tehnică a entității publice şi pregătirea personalului permit, operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare, distribuire (difuzare), utilizare etc, se pot derula şi prin utilizarea sistemelor informatice.
Și iată că ajungem la a V-a grupă componentă a Instrumentarului specific Sistemului de Control Intern Managerial, care face referire la Proceduri.
Acestea sunt de doua tipuri:
Proceduri de sistem (generale);
Proceduri operaționale (de lucru);
Procedurile se elaborează pentru activități sau procese derulate la nivelul entității publice pentru care se pot stabili reguli și modalități de lucru, general valabile și cu caracter de repetabilitate.
Procedurile reprezintă o componentă a Instrumentarului de control intern, care contribuie la îmbunătățirea desfășurării activităților, prin separarea atribuțiilor, sarcinilor, competențelor, funcțiilor și a responsabilităților personalului din cadrul entității publice.
Scopul elaborării unei proceduri este de a stabili și descrie pașii ce trebuie urmați pentru desfășurarea unui proces sau a unei activități, a modalităților de lucru, regulilor de aplicat și a responsabilităților ce le revin persoanelor implicate în desfășurarea procesului sau activității ce face obiectul procedurii.
Elementele componente structurale minimale ale unei proceduri sunt prezentate în Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018.
Ultima grupă componentă a Instrumentarului specific Sistemului de Control Intern Managerial o reprezintă Controlul.
Implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial în orice entitate publică implică o serie de procese, activități și acțiuni care necesită asumarea de responsabilități, nominalizarea personalului responsabil și nu în ultimul rând stabilirea termenelor de realizare a activităților.
Însă, pentru ca acest proces să aibă ca rezultat îndeplinirea rezultatelor, este nevoie și de identificarea unor mijloace de control care să asigure buna desfășurare a planului de lucru. Două astfel de mijloace, care sunt și la îndemâna conducătorilor entităților publice, sunt monitorizarea și evaluarea desfășurării activităților din structura obiectivelor. Acestea sunt considerate procese independente, aflate însă într-o strânsă legătură unul cu celălalt.
Monitorizarea este un proces continuu, de colectare a datelor și informaţiilor despre modul de realizare a unui obiectiv specific, activitate sau acțiune, prin care se observă și înregistrează, într-un mod sistematic, evoluția unui proces sau a unei activități.
Evaluarea este o operațiune realizată la un anumit moment, planificată de conducătorul compartimentului sau entității publice (lunar, semestrial, anual) și utilizează indicatori măsurabili care exprimă gradul de realizare sau rezultatul unui obiectiv specific sau activități, de-a lungul unei perioade de timp.
Sistemul de control astfel alcătuit, implementat corect și asertiv, reprezintă un instrument util conducătorului entității și poate conduce la obiectivitate în luarea deciziilor şi măsurilor corective, dar și transparență în raportarea îndeplinirii obiectivelor sau stadiului de progres al acestora.
