Circuitul informațiilor si al documentelor SCIM

Fiecare entitate publică, indiferent de domeniul de activitate, își desfășoară activitatea prin intermediul unor procese de lucru. De cele mai multe ori, aceste procese sunt complexe, și astfel, este necesară o descriere cât mai clară a activităților, a compartimentelor implicate, a documentelor utilizate, și nu în ultimul rând, a personalului responsabil.  

Printre aceste procese, se numără și procesul de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial, fundamentat pe o serie de documente de natură administrativă, cu caracter operațional, procedural, de evaluare, informare și raportare.  

Un bun management al informațiilor și documentelor are la baza următoarele principii: 

• Datele, informațiile și cunoștințele ar trebui împărtășite cât mai larg posibil în cadrul entității publice, cu excepția cazului în care există cerințe legale sau justificări clare pentru ca accesul să fie restricționat. În acest caz, aceste restricții ar trebui aplicate riguros și uniform. 

• Procedurile operaționale ar trebui dezvoltate și susținute atât în ​​cadrul compartimentelor cât și între  acestea, ca metodă de lucru. 

Fluxurile informaționale trebuie organizate și structurate astfel încât să se asigure un sistem eficient de comunicare internă și externă.  

O metodă productivă de organizare o constituie elaborarea și utilizarea procedurilor, fie că este vorba de proceduri de sistem sau operaționale. Acest fapt permite conducerii și personalului să își poată îndeplini în mod corect sarcinile, iar informațiile să ajungă complete și la timp la utilizatori.  

Scopul elaborării unei proceduri este de a stabili și descrie pașii ce trebuie urmați pentru desfășurarea unui proces sau a unei activități, a modalităților de lucru, regulilor de aplicat și a responsabilităților ce le revin persoanelor implicate în desfășurarea procesului sau activității ce face obiectul procedurii. 

Abordarea integrată și interconectarea tuturor acestor componente menționate anterior, conduc la o derulare a activităților entităților publice într-un mod eficient, economic și eficace, aspect ce guvernează în esență sistemul de control intern managerial. 

Există numeroase soluții digitale de management al documentelor, care oferă transparență asupra activității entității publice, și care, prin digitizarea documentelor facilitează accesul și constituie un bun sistem de monitorizare.  

Totodată, alegerea potrivită a un instrument de organizare și administrare a informațiilor și a documentelor, va acționa și ca un catalizator pentru managementul cunoștințelor și îmbunătățirea continuă.  

Va invităm să participați la webinarul nostru din 18 mai, în cadrul căruia, lectorul nostru, Ștefania Popa va discuta pe larg despre necesitatea separării atribuțiilor în cadrul proceselor de lucru, și despre responsabilitățile aferente SCIM în cadrul entităților publice.  

Webinarul este gratuit, iar înscrierea se poate face accesând link-ul următor : https://bit.ly/inscriere-webinar-scim-18-mai