Atribuții și responsabilități în domeniul SCIM

Implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial în orice entitate publică implică o serie de procese, activități și acțiuni care necesită asumarea de responsabilități, nominalizarea personalului responsabil și nu în ultimul rând stabilirea termenelor de realizare a activităților.

Conducătorul entității publice dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de organizare şi funcţionare, precum şi de standardele de control intern managerial, măsurile necesare pentru constituirea unei structuri, denumite Comisia de Monitorizare, în vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial.

Comisia de Monitorizare este asistată de un Secretariat tehnic al Comisiei de Monitorizare, secretariat desemnat de Președintele Comisiei de Monitorizare sau de conducătorul entității publice, conform procedurii interne.

Vom identifica în articolul de astăzi cele mai importante activități care, desfășurate corect, contribuie la implementarea eficientă a Sistemului de Control Intern Managerial.

Atribuții și responsabilități privind Comisia de monitorizare

Conducătorul entității publice Dispune emiterea Deciziei de constituire a Comisiei de Monitorizare.

Ulterior, Secretariatul tehnic al CM elaborează un regulament de organizare și funcționare, care trebuie aprobat de către Președintele CM.

Ședințele CM sunt conduse de Președintele Comisiei SCIM. Pentru desfășurarea lor este necesară o ordine de zi. Aceasta, ca și minutele și hotărârile rezultate în urma ședințelor sunt elaborate de Secretariatul Tehnic și aprobate de Președintele CM.

Managementul documentelor aflate în atribuția Comisiei de Monitorizare revin în sarcina Secretariatului tehnic pe care le distribuie ulterior membrilor comisiei, în vederea luării lor la cunoștință.

De asemenea Secretariatul tehnic se ocupă și de elaborarea Informărilor privind monitorizarea performanțelor la nivelul entității, și transmiterea acestora, către personalul vizat. După analizarea informărilor de către Membrii Comisiei de monitorizare, Informările sunt aprobate de către Președintele Comisiei de Monitorizare și în final ajunge la Conducătorul entității publice

 

Programul de dezvoltare al Comisiei de monitorizare

Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial din cadrul entităților cuprinde obiective, activități, termene, responsabili;

Secretariatul tehnic al CM are ca sarcină elaborarea programului de dezvoltare, având în vedere: cerințele generale conţinute în standardele de control intern managerial, atribuţiile, particularităţile organizatorice şi funcţionale ale entității, personalul şi structura acestuia, si alte reglementări şi condiţii specifice;

După elaborare, Programul de dezvoltare este supus analizei Membrilor CM, și ulterior este avizat de Președintele CM și aprobat de conducătorul entității.

 

Raport anual al entității publice asupra stadiului implementării sistemului de control intern managerial

Raportul entității publice constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale, de către conducătorul entităţii, cu privire la implementarea sistemului de control intern managerial şi reprezintă documentul prin care entităţile publice, furnizează Secretariatului General al Guvernului informaţiile necesare elaborării Raportului prevăzut de legislație.

Raportul are o structură generală, care oferă o imagine de ansamblu a stadiului implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial al entității publice.

În cadrul entității, Secretariatul Tehnic al CM Elaborează Raportările și Situațiile centralizatoare anuale, privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial; Situațiile centralizatoare anuale, privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial sunt aprobate de către Președintele CM, iar Raportul anual asupra sistemului de control intern managerial, de către Conducătorul entității.  

Din punct de vedere al procedurilor, responsabilitățile se extind și în afara Comisiei de monitorizare.

• Astfel, la nivelul fiecărui compartiment, conducătorul compartimentului este însărcinat cu elaborarea listei de activități procedurale de sistem și operaționale la nivelul compartimentului, și de stabilirea persoanelor responsabile cu elaborarea procedurilor.

• Secretariatul Tehnic al CM centralizează evidențele cu activitățile procedurale de la nivelul compartimentelor și elaborează situația activităților procedurale de sistem la nivelul entității publice;

• Conducătorul entității sau Președintele CM avizează lista de activități procedurale de la nivelul entității publice; (în funcție de entitatea publică, această responsabilitate poate fi la nivelul Comisiei de Monitorizare);

Existența unei situații centralizatoare la nivelul entității, cu privire la activitățile procedurale, dă startul astfel procesului de elaborare a procedurilor, care vine cu următoarele atribuții:

Persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem și operaționale:

• Elaborează diagrama de proces a procedurii;

• Elaborează și actualizează, la caz, procedurile de sistem, respectiv cele operaționale;

• Distribuie copii sau fișiere în format electronic ale procedurilor operaționale;

• Îndosariază originalul procedurilor operaționale și copiile retrase;

• Arhivează originalul procedurilor operaționale;

 

Conducătorii compartimentelor/departamentelor:

• Verifică diagrama de proces a procedurilor de sistem și operaționale;

• Verifică și semnează procedurile de sistem și operaționale;

• Inițiază măsuri pentru actualizarea procedurilor de sistem și operaționale;

 

Membrii Comisiei SCIM:

• Analizează procedurile de sistem și după caz, pe cele operaționale;

• Hotărăsc actualizarea procedurilor de sistem;

 

Secretariatul tehnic al Comisiei SCIM:

• Ține evidența și înregistrează procedurile de sistem și operaționale;

• Alocă codul procedurilor de sistem;

• Verifică dacă procedurile elaborate respectă structura minimală aprobată;

• Transmite spre analiză procedurile de sistem membrilor Comisiei de Monitorizare;

• Distribuie compartimentelor copii sau fișiere în format electronic ale procedurilor de sistem;

• Îndosariază originalul procedurilor de sistem și copiile retrase;

• Arhivează originalul procedurilor de sistem;

 

Președintele Comisiei SCIM:

• Avizează procedurile de sistem și operaționale

 

Conducătorul entității publice:

• Aprobă procedurile de sistem și după caz, pe cele operaționale;

Pe lângă aceste responsabilități, întreg personalul instituției, trebuie să se organizeze și în domeniul managementului riscurilor. Vom vorbi despre aspectele importante de care trebuie sa țineți cont în implementarea unui proces eficient de identificare și gestionare a riscurilor în episoadele următoare.